PapyroMAXX ist eine Software für das Sammlungsmanagement in Museen.
papyroMAXX STARTER[]
papyroMAXX STARTER, die webbasierte Lösung für das Dokumentenmanagement, bietet eine große Anzahl von Funktionen, die es jedem Benutzer leicht machen seine Dokumente zu verwalten und im Team zu bearbeiten. Dazu zählen:
Versionierung von Dokumenten[]
Bei jedem Speichervorgang wird eine neue Version der Datei/des Dokumentes erstellt. In einer Historie kann der Benutzer jederzeit nachvollziehen welche Änderungen vorgenommen wurden und wenn nötig korrigieren oder auch eine ältere Version des Dokumentes zur aktuellsten Ausführung erklären.
Dokumente auschecken[]
Um bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten die Erstellung von Kopien mit gleichem Inhalt zu verhindern, kann in papyroMAXX PREMIUM ein Dokument von einem Benutzer ausgecheckt werden. Anschließend steht das Dokument anderen Benutzern nur zur Ansicht zur Verfügung. Sobald der Benutzer das Dokument wieder eincheckt sind seine Änderungen in einer neuen Version des Dokumentes für alle anderen Benutzer sichtbar und wieder freigegeben zur Bearbeitung.
Freigabe von Dokumenten (Redaktionssystem)[]
Sobald mehrere Benutzer berechtigt sind Dokumente zu erstellen und zu veröffentlichen kommt es schnell dazu, dass unerwünschte Inhalte oder qualitativ ungenügende Beiträge in das Dokumentenmanagement gelangen. Die Freigabe von Dokumenten ist dabei sehr hilfreich. Jedes neue Dokument kann vor seiner Veröffentlichung einen Freigabeprozess durchlaufen. Ein autorisierter Benutzer wird durch eine Aufgabe darauf hingewiesen, dass anstehende Dokumente überprüft und freigeben werden müssen. Auf diese Weise kann kontrolliert werden welche Inhalte, in welcher Qualität in das System gelangen.
Webbasiert[]
Webbasiert bedeutet immer ein hohes Maß an Erreichbarkeit. Das System ist demnach jederzeit verfügbar, an jedem Ort, an dem auf eine Internetverbindung zugegriffen werden kann.
Das bedeutet auch, dass Sie mit den Hyperlinks, die beim Ablegen von Dateien entstehen arbeiten können. Sie können Sie als Quelle für verschiedenste Materialien nutzen. Z.B. Vertragsdokumente, Vorlagen, Protokolle, Berichte, Listen aller Art oder auch Bilddateien.
Workflows[]
Mit papyroMAXX STARTER können ebenfalls Workflows erstellt und verwaltet werden. Ob es sich dabei um die einfache Steuerung von Arbeitsabläufen handelt oder um die Abbildung komplexer Workflows, die z.B. nach den Vorgaben des SPECTRUM Standards gestaltet werden können. papyroMAXX STARTER bietet Ihnen die Möglichkeit auf diese Weise geregelte Arbeitsabläufe zu integrieren und somit effizienter zu arbeiten.
Office-Integration[]
Outlook[]
Aufgaben, erreichen den Benutzer in Form einer Email, die in der Outlook-Anwendung geöffnet werden und sofort von Outlook aus bearbeitet werden, ohne dass papyroMAXX STARTER geöffnet werden muss.Kontakte und Termine können zwischen papyroMAXX STARTER und Outlook synchronisiert werden. Damit entfällt die wiederholte und fehleranfällige Eingabe von Informationen
Excel[]
Listendaten können in eine Excel-Tabelle exportiert werden und Daten aus einer Excel-Tabelle können in eine Liste in papyroMAXX STARTER importiert werden.
Access[]
Listendaten, die in papyroMAXX STARTER gespeichert sind, können komfortabel in einer Access-Tabelle angezeigt und bearbeitet werden. Neue Listen können in Access erstellt und in papyroMAXX STARTER hochgeladen werden.
- Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können wird Office 2007 benötigt. Unter der Verwendung von Office 2003 bestehen Einschränkungen.
Verfügbarkeit[]
Sollten Sie über die folgenden Systemvoraussetzungen verfügen können Sie papyroMAXX lizenzkostenfrei nutzen:
Windows Server 2003 Service Pack 1
Oder
Windows Small Business Server 2003
Server mit mind. 2.5 GHz Prozessorgeschwindigkeit und 1 GB RAM
papyroMAXX STARTER wird ebenfalls als Hosting-Produkt angeboten.
Weitere Informationen: siehe Weblinks